Se existe um recurso que é de extremo valor no mundo corporativo, este recurso é o tempo – e também um dos mais escassos. Reuniões presenciais, virtuais, tarefas e etc.: como organizar tudo na agenda de compromissos sem comprometer nossa própria saúde?
Afinal, os últimos anos foram marcados por uma ampliação de canais de comunicação e trabalho, ditados pela migração compulsória para o ambiente virtual.
De acordo com a Microsoft, apenas na plataforma Teams, os últimos 3 anos representaram um aumento médio de 252%, em reuniões via online. Organizar esses compromissos em uma agenda de uma maneira inteligente se torna cada vez mais difícil.
Por isso, descubra neste artigo como organizar a sua agenda de compromissos de uma forma otimizada e que cause menos estresse à sua rotina. Continue lendo e confira nossas dicas!
Bom, inicialmente, precisamos contextualizar o que deve entrar em uma agenda de compromissos.
Primeiro, é preciso adicionar tudo o que é obrigatório e que realmente se encontra fora do nosso controle. Segundo, cabe também inserir os compromissos que você possui controle sobre o agendamento, sejam eles profissionais ou pessoais.
A última coisa que deve estar na sua agenda de compromissos, entretanto, é o penoso e extenso tempo de ficar mexendo na sua agenda o tempo todo.
Afinal, nossa intenção com as dicas que virão a seguir é permitir que você gaste tempo com as coisas realmente importantes – e não riscando e trocando compromissos de lugar, como se isso fosse uma tarefa em si.
Mas como tornar isso em realidade? Bom, organizar sistematicamente a agenda de compromissos para deixá-la organizada é mais simples do que parece.
Como dissemos anteriormente, o tempo perdido é um dos principais focos de combate na hora de otimizar a agenda de compromissos.
Confira as dicas que você pode utilizar para ter mais tempo – bem mais produtivo.
Hoje em dia, todos estamos ocupados e, por isso, os conflitos de horário estão cada vez mais frequentes. Não apenas entre agendas, mas também dentro das nossas próprias agendas.
Para evitar que estes conflitos ocorram, podemos utilizar recursos modernos e facilmente compartilháveis, como o Google Agenda ou aplicativos como o Notion.
Com a constante atualização destes calendários – não apenas com o horário da tarefa mas também com assuntos e participantes –, torna-se mais fácil fornecer automaticamente uma lista de horários que eliminam os conflitos de horário.
Ferramentas de reunião que já possuem uma sincronização automática com outras aplicações, como as da Microsoft ou do Google são sempre as mais indicadas.
Esse é o tipo de conexão que você deve dar preferência, sincronizando os eventos agendados e os contatos salvos de maneira quase automática.
Além disso, outra sincronização que deve ser feita automaticamente é entre o calendário e a plataforma CRM. Essa sincronização é essencial para facilitar sua vida.
Uma dica que salva muitos indivíduos, quando feita de maneira sistemática e simplificada, é o uso de cores e tags na agenda de compromissos.
Assim, um exemplo que faz a diferença na hora de se programar é a capacidade de separar assuntos “profissionais” e “pessoais” com o clique de um botão. Ou saber quais reuniões são com um determinado cliente ou colaborador através da cor marcada.
Entretanto, lembramos que esse deve ser um truque simples. Quanto maior o número de tags e de cores específicas, maior o risco de perder um tempo precioso na hora de marcar reuniões.
Por fim, uma recomendação que traz uma melhor dinâmica para a sua agenda de compromissos é sempre ter canais de fácil acesso, tanto para comunicar quanto para receber comunicados.
Ou seja, se houver algum imprevisto e precisar cancelar um compromisso, descubra os melhores canais para comunicar esta informação e, quem sabe, pedir um reagendamento.
Tenha também canais abertos, como em perfis de redes sociais, para que outras pessoas solicitem a sua disponibilidade.
Outra recomendação importante para manter uma agenda de compromissos sempre em dia e otimizada é a sua constante revisão – e não apenas a inserção de novas marcações.
Nesse sentido, não basta rearranjar as tarefas que você pode controlar, é preciso fazer uma verdadeira limpeza em seu calendário. Por isso, vamos seguir com as dicas para realizar esse “detox” na agenda.
A palavra-chave que utilizamos até aqui foi uma só: compromisso. Por isso, a principal maneira de desintoxicar o seu calendário começa justamente na definição de tarefas que são um compromisso das que não são.
Com a obrigatoriedade de lado, caso você não sinta que está comprometido com a tarefa, não a coloque em sua agenda. Apenas agende o que você realmente sabe que fará e cancele as demais.
Sabemos que estimar quanto tempo uma determinada tarefa irá levar pode ser desafiador. Entretanto, é preciso fazer essa estimativa de tempo para organizar o seu dia de acordo com estes blocos de tempo.
Para isso, é necessário alinhar sempre qual o tempo máximo que você deseja gastar na tarefa e, principalmente, organizar de forma hierárquica a ordem de prioridades, mantendo-as sempre em perspectiva.
Afinal, a intenção de realizar um “detox” na agenda é justamente otimizá-la para minimizar o tempo gasto com coisas desnecessárias, sem que fiquemos presos a elas.
Uma outra dica para o melhor manejo de tempo é realizar o agendamento de compromissos para o período da manhã. Diversos estudos sugerem que os resultados mais favoráveis para reuniões difíceis e para tomar decisões mais acertadas são no período da manhã.
Por fim, nossa última dica – e também a mais poderosa – não poderia ser outra: com um bom treinamento de produtividade e gestão de tempo, fica muito mais fácil realizar um verdadeiro “detox” da agenda de compromissos.
Com as técnicas de priorização e gestão de tempo, há uma redução tanto de períodos ociosos quanto da sobrecarga de trabalho, garantindo que você se torne um profissional mais focado e consistente em sua função.
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