OKR – Uma poderosa ferramenta de gestão

3 de fevereiro de 2021
Autor: Carlos Basso - Categoria: Blog, Gestão Organizacional
OKR -- Uma poderosa ferramenta de gestão

A humanidade vai sempre tentar resolver as coisas da maneira mais simples. Se tiver solução em “comprimidos dose única” melhor ainda. Universalidade e simplicidade são coisas que buscamos. Graças a alguns gênios, que se perderam na história, temos soluções simples, universais e reconhecidas por todos como grandes descobertas, ferramentas ou realizações.

Vou citar apenas o botão, o clip de papel e o guarda-chuva.

Apenas 3 exemplos simples, universais e cotidianos como estas 3 letras – OKR.

Traduzindo – O de Objetivos e KR de Resultados Chaves (Key Results).

Tenha a certeza de que existe algo que faz a gestão de maneira simples e eficiente, acompanhando resultados tanto numa empresa global, como numa ONG ou até mesmo na sua família. Confira o que será abordado nesse post:

O caminho até o OKR

O austríaco Peter Ferdinand Drucker percebeu a globalização antes de muitos e começou a trabalhar com os possíveis efeitos na economia e nas empresas. Em seus estudos desenvolveu a administração como ciência. Em 1954 apresentou o conceito de gestão chamado Gerenciamento por Objetivos (Management by Objectives) ou MBO.

Vale lembrar em sua origem, que essa ideia foi desenvolvida por Alfred Sloan na década de 1920, baseando-se em práticas administrativas da DuPont. Com o passar do tempo, a prática foi sendo implementada por outras empresas, inclusive pela General Eletric.

Neste modelo de gerenciamento, aperfeiçoado por Peter Drucker, os objetivos estabelecidos orientam a gestão da empresa de cima para baixo (Top Down). A administração por objetivos, ou APO, diz respeito, portanto, a uma metodologia desenvolvida para a aplicação prática nos processos de planejar, organizar e controlar resultados em organizações.

Esse modelo enfatiza a necessidade de que gerentes superiores e subordinados identifiquem objetivos comuns e através de discussões determinem os melhores caminhos para a empresa e seus departamentos. A noção de controles e avaliações é imprescindível, já que será através deles que os resultados e desempenho de todos serão medidos e, se necessário, correções serão feitas.

A evolução do modelo para o OKR

Só nos anos 70 que o Gestor e também professor, Andy Grove, então presidente da Intel, começou a difundir conceitos que iriam alterar profundamente vidas e empresas. Muito provavelmente inspirado por Peter Drucker, Andy Grove, apoiou sua gestão no que ficou conhecido como método OKR, que traduzido significa “OBJETIVO E PRINCIPAIS RESULTADOS”. Representa uma estrutura para definir e rastrear os objetivos e seus resultados.

Conceitos muitas vezes imateriais, mas que expressam valores como “o que você sabe não é importante, a execução da tarefa é que importa”. Cumprir a tarefa, significa alcançar o objetivo. O objetivo é a direção. O Key Result (Resultado Chave) tem que ser medido de uma forma que se diga com um simples sim ou não, se a meta foi atingida.

Contudo, a metodologia ganhou notoriedade graças a John Doerr, que na década de 90, levou o OKR para uma empresa que, anos depois, seria considerada uma das maiores do mundo. Google!

Doerr era engenheiro de computação e aprendeu com Grove a simplicidade e as nuances do OKR. Nos anos 90 ele apresentou-o como método de gestão aos 2 fundadores do Google antes do sucesso mundial. Sergey Brin teria dito a John Doerr “não temos outro jeito de gerenciar esta companhia então vamos tentar”. O Google segue até hoje usando esta metodologia. Não só o Google, mas centenas de empresas e instituições. Muitas consideram que os gigantes inspiram menores pois ajudam a antecipar ou acompanhar mudanças significativas neste ambiente volátil, incerto, complexo e ambíguo (Mundo VUCA), que vivemos.

Tudo que você precisa saber sobre Objetivos e Resultados Chave

OKR é uma técnica de como definir metas e medir o que realmente importa para que você alcance o que planejou. Essa é uma definição básica. Nessa metodologia, a sua meta, é o seu objetivo (O), e você deve elencar (KR’s), ou seja, resultados (ações) que você precisa fazer para que aquele objetivo seja alcançado.

Seguindo as orientações do autor, os OKRs devem ficar de fácil acesso e expostos a todos da organização, quando se trata de metas de uma organização.

Cada profissional da organização também terá seus próprios OKRs, registrados em sistema e disponível a todos que quiserem checar. TODOS.

Existem várias maneiras de usar OKR. Times diferentes usam OKR de maneiras diferentes.

De forma mais simples:

Objetivos: mostram uma direção clara do que a organização pretende conquistar, mesmo sem saber como, a princípio. É importante que sejam simples e motivem toda a equipe.

Mas como definir objetivos de maneira correta? 

  • Pergunte Por quê? deixando claro as paixões e motivações.
  • Tem que ser significativo, concreto, orientado a uma ação e propósito.
  • Tem a função maior de gerar comprometimento coletivo, pode começar top down, mas vai se estruturar e realizar botton up.

Mesmo sem saber ainda como fazer sabemos que temos que ter excelência na realização. Se fizermos corretamente ele será fácil de comunicar, ser entendido, publicado, verificado, enfim vivido por todos. Não crie muitos objetivos eles precisam ser lembrados.

Resultados-Chave: é o parâmetro para se determinar o quanto a organização está perto de alcançar um objetivo. Ou seja, são metas menores que te ajudarão a conquistar o alvo principal. Tem que ser medido e mensurado. Aferido de maneira simples com um sim ou não.

Se no OBJETIVO você perguntou Por Quê?, no RESULTADO CHAVE você pergunta Como? Neste ponto você começa a construir conhecimentos e descobrir caminhos. As discussões seguem em todos os níveis e cada parte assumindo responsabilidades. Uma cascata de início, começando de cima para baixo (Top down) que vira fonte, de baixo para cima (botton up) envolvendo e motivando a todos.

Os resultados são específicos e delimitados em um determinado período. Esse tempo tem que ser curto, geralmente 1 trimestre ou semestre, podendo ser repetido por anos, mas com verificações rápidas e constantes (relatórios simples semanais ou mensais).

Devem representar resultados agressivos, mas realistas e possíveis. Eles devem ser medidos e mensurados. Tem que ter métricas e condicionantes que levem a uma evolução sem criar outros problemas ou desequilibrar outros processos. Não tenha muitas métricas, tem que ser simples, objetivo e direto sem ser impossível. No conceito OKR, cumprir 70% é vitória, cumprir 100% geralmente é falha na definição do objetivo.

Por falar nisso o Ministério da Saúde adverte … OKR não deve ser usado para promoções ou distribuição de bônus por resultados. Brincadeiras à parte, ele não resolve todos os problemas e nem substitui o planejamento estratégico e outras ferramentas de gestão.

Resumindo

OBJECTIVE: Descreva qual é o resultado esperado.

KR1 – Ação que vai executar para te aproximar do resultado (meta).

KR2 – Mais uma ação.

KR3 – Mais uma ação.

KR4 – Mais uma ação.

O ideal é que você tenha ao menos 3 ações realistas, focadas e mensuráveis.

Cuidado – Armadilhas a frente

Para finalizar este tema no Blog vale citar as armadilhas que você mesmo pode construir se não orientar bem o processo de Objetivos e Resultados Chaves.

1) A relação entre vários OKRs pode gerar conflitos entre partes já que um pode interferir no desenvolvimento de outras áreas. Graças a transparência que tem, permitem ser tratados mais como mapa de aproximação entre departamentos do que como lista mandatória do tipo quem chegar primeiro leva.

2) Mesmo começando top down, eles evoluem botton up o que pode gerar desequilíbrios no sentido horizontal da empresa. Para evitar isso uma boa liderança, uma clareza de objetivos coorporativos e regras de compliance são imprescindíveis.

3) Muito cuidado ao definir o Como atingir os objetivos. Defina etapas e assegure que todos participem verificando como cada um reage em cada nível de autonomia. Não é bom ter gente desmotivada ou sem envolvimento pois o nível inferior está cuidando das coisas.

4) OKRs servem para aumentar e manter o foco, motivar, envolver e conquistar.

Usadas em excesso destroem a estratégia. Tem que ser simples, curtas e objetivas. Neste caso menos OKRs é mais resultado.


Autor: Carlos Basso - Categoria: Blog, Gestão Organizacional

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