A alta competitividade no mercado sempre exige melhorias e atualizações constantes em todas as áreas da empresa.
Para não perder tempo e dinheiro, as ações nesse sentido têm que ser rápidas, certeiras, eficientes e econômicas.
Se no geral essa regra tem que ser obedecida, imagine então no setor de Recursos Humanos.
Otimizar processos é uma das tarefas mais importantes dentro das organizações que querem continuar crescendo. E no RH isto não é diferente.
Tarefas manuais demandam muito tempo para alcançar bons resultados. Exigem várias correções e adaptações que, com certeza, impedem que o RH se concentre em outras funções que não atender às demandas burocráticas.
E hoje em dia? O que pode ser feito para otimizar processos de RH? Poucos recursos, sejam humanos ou financeiros, não podem mais ser desculpas.
Damos aqui dicas para a otimização das atividades desta área com a ajuda da tecnologia. Acompanhe!
Atenção a essa diferença: Objetivos são a descrição do que se quer alcançar. Já as metas são definições em termos quantitativos e com um prazo determinado.
O RH tem que conhecer muito bem o planejamento estratégico da empresa para poder apoiar e orientar outras áreas para o alcance dos objetivos comuns.
É necessário, ainda, entender as metas de forma clara. Assim o RH não só trabalha em prol do objetivo macro da empresa, como contribui para que os demais setores atuem de forma alinhada.
Aqui cabe o cuidado de garantir que as metas estejam de fato relacionadas no planejamento das ações de todos para obtenção dos melhores resultados.
Elas devem ser plausíveis. Porque se não bem entendidas e/ou muito difíceis de serem alcançadas, os funcionários de todos os níveis acabam desmotivados.
E pior, não conseguem trabalhar bem em equipe, valor que é também fundamental para o sucesso da empresa.
Muitos desgastes, conflitos e falhas podem ser evitados dentro de uma organização com uma boa comunicação interna.
Em se tratando da área de RH, um dos elos entre empresa e seus funcionários, a boa comunicação é mais importante ainda.
A tecnologia pode aprimorar os processos e veículos de comunicação, facilitando não somente a criação de comunicados, como também sua distribuição homogênea. E até mesmo o acompanhamento do recebimento por parte dos funcionários.
Assim fica mais fácil acompanhar se todos tiveram acesso às informações relevantes emitidas.
Com estas etapas cumpridas, é muito mais fácil todos trabalharem de forma aderente aos objetivos mencionados na nossa dica anterior.
No passado não tão remoto, o RH era o principal responsável por todas as informações referentes aos funcionários.
Assim, muito tempo era exigido para obtenção de dados, como segunda via de documentos, esclarecimentos sobre férias, orientações sobre treinamentos, detalhes de banco de horas e outros direitos e deveres. Tudo isso ficava por conta exclusiva do setor de RH.
Atualmente, com a tecnologia, os funcionários podem acessar essas e outras informações por meio dos seus próprios smartphones, celulares, tablets, enfim qualquer aparelho eletrônico, sem desperdiçar seu próprio tempo e nem interromper o pessoal do RH.
Por meio de um canal de acesso restrito, esta iniciativa permite otimizar processos de RH para a equipe se dedicar às tarefas estratégicas que agreguem mais valor, e sejam menos operacionais.
Tarefas corriqueiras e burocráticas como folha de pagamento, gestão de arquivos dos funcionários, convites para treinamentos, fornecimento de orientações sobre as normas e políticas da empresa podem e devem ser automatizadas para otimizar processos do RH.
Esta automatização também tem o poder de diminuir os trabalhos que impedem uma maior produtividade.
Novamente, graças a tecnologia, o desperdício de tempo com tarefas que geram pouco valor é praticamente eliminado. Já que os softwares, próprios para automatizar essas tarefas, substituem o que antes era realizado pelos funcionários do RH.
A gestão de pessoas também merece automatização visando automatizar processos de RH e de todos os funcionários que têm equipes.
Entre os programas virtuais existentes no mercado, há os que facilitam o armazenamento de dados, as descrições de cargos e faixas salariais, o controle de entrada e saída na empresa e muitos outros.
A Metadados por exemplo é uma empresa que desenvolve softwares para RH. São produtos e serviços, que segundo os mesmos, “atendem a todas as necessidades dos setores de recursos humanos, maximizando o potencial dos profissionais e a lucratividade da empresa”.
Dependendo do porte da empresa, até mesmo os processos de recrutamento, seleção, divulgação de vagas, organização de candidatos inscritos e de criação de planos de desenvolvimento podem ficar muitos mais acessíveis a todos os envolvidos.
É a tecnologia economizando tempo, estreitando relacionamentos e melhorando o clima organizacional.
Dia a dia surgem novidades relacionadas às práticas de recursos humanos.
Portanto, principalmente os funcionários do RH – e não só eles, claro! – devem estar sempre atualizados com o que que há de mais moderno e, inclusive, sobre tendências para alavancar melhores resultados.
O acesso virtual a revistas especializadas, sites e outras mídias garante esta atualização.
Este conhecimento ainda evita erros, otimiza planejamentos e organiza os processos de forma mais inteligente.
É importante lembrar um aspecto que parece óbvio, mas não custa reforçar: não basta todos estarem cientes das novas ferramentas e técnicas, é preciso que estejam capacitados e tenham iniciativa e autonomia para incorporá-las no dia a dia da empresa.
Você certamente já deve saber que usar vídeos para entrevistar candidatos a uma vaga, por exemplo, pode economizar muito tempo do RH e/ou do próprio gestor da vaga.
Não são mais necessários o alto custo dos equipamentos de videoconferência e nem o formato presencial.
Hoje em dia, com os avanços da tecnologia ficou muito mais fácil ver e ouvir a pessoa – no caso aqui o candidato – esteja ela onde estiver.
Percebeu como é perfeitamente possível otimizar processos de RH favorecendo e facilitando a vida de gestores, funcionários atuais e até dos talentos que ainda nem estão na sua empresa?
E tudo isso com poucos recursos, não é mesmo?
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