O planejamento estratégico é um processo gerencial que orienta: diretrizes, estratégias, objetivos, indicadores, ações, responsáveis, cronogramas, entre outros detalhes importantes para que uma organização direcione esforços de maneira mais organizada e assertiva para atingir seus objetivos.
É através das ações de desenvolvimento do planejamento que se vai determinar as iniciativas, apontando onde a organização se encontra no momento, e para onde ela precisa caminhar. Sem ele, os gestores e colaboradores ficam sem rumo e as ações não são desenhadas de maneira competitiva o suficiente para superar os fatores críticos de sucesso, para que a organização continue a crescer.
Devido à sua importância, há alguns erros muito comuns que precisam ser evitados no momento de construção do planejamento. Descubra quais são eles, a seguir:
Muitas vezes, a falta de tempo e a correria causada pela rotina estressante, levam gestores e líderes a tomarem decisões por impulso. É fato que a agilidade precisa estar presente no dia a dia da organização e que nem tudo pode ser previsto, no entanto, tomar decisões sem informações no ato de planejar, é um risco que a organização tem que evitar.
Ao elaborar o planejamento estratégico, elenque todas as informações que a equipe do planejamento precisa ter conhecimento, como as condições de mercado, o nível de atingimento atual dos resultados (indicadores), resultados de pesquisas internas e externas, a análise de pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças, a atuação da concorrência, os diversos cenários, entre outros.
Também é importante conhecer a fundo os processos da empresa. Dessa forma, sempre que uma decisão precisar ser tomada, haverá mais embasamento e conhecimento de todos os aspectos envolvidos para que caminhos inadequados sejas evitados.
A definição dos objetivos impacta diretamente no planejamento estratégico, uma vez que serão a partir deles que planejamento operacional e desdobrado (Planos de Ação Modelo 5W2H).
No entanto, observamos que em boa parte das empresas, seus gestores têm dificuldade nesse momento e acabam determinando objetivos muito fora da realidade – inexequíveis, ou muito fáceis de serem alcançados – irrelevantes. Daí se recomenda o atendimento aos requisitos SMART no momento da elaboração dos objetivos, ou seja, que os objetivos sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com uma dimensão de tempo definida.
Sempre que houver dificuldades na elaboração de um objetivo, deve-se pensar: Qual é o resultado final desejado que pretendemos obter? A resposta é o objetivo. Tenha o cuidado de elaborá-lo iniciando o texto, sempre por um verbo forte e no infinitivo.
Definir objetivos exige entender o momento atual da empresa, no mercado em que ela atua, e quais são seus maiores desafios, para, a partir daí, traça-los de forma que sejam desafiadores e possíveis de serem conquistadas, potencializando o envolvimento das equipes.
É muito comum que a construção do planejamento estratégico fique restrita aos níveis mais elevados na hierarquia da empresa e, que muitas vezes, nem mesmo os rumos decididos no documento chegam ao conhecimento dos demais colaboradores. Em nosso entendimento um número considerado ideal deve estar próximo de 12 participantes no momento de discutir e elaborar as diretrizes e objetivos estratégicos.
Durante o desdobramento tático e operacional mais pessoas podem ser envolvidas, sendo que no momento de elaborar os planos de ação (5W2H) um público maior deve ser convidado a participar e trazer suas contribuições.
Ouvir o que as equipes têm a dizer pode ser feito numa etapa preliminar ao planejamento e aqui na CR BASSO, fazemos isso utilizando uma metodologia que denominamos Diagnóstico Ouvir vozes. Podemos ouvir todos os gestores e também uma amostra de representantes dos demais empregados para que todos se sintam representados.
É importante envolver as equipes ou representantes das mesmas ao longo do processo, comunicando a evolução dos trabalhos. Essas ações, não apenas facilitam a implementação das ações, como também, abrem caminho para novas iniciativas que podem ser valiosas para a empresa ao longo da execução do planejamento.
Todas as ações e iniciativas do seu planejamento estratégico não podem ter a mesma importância. O sucesso de um plano bem elaborado, está em saber definir prioridades e em executar de forma correta aquilo que é essencial.
Por isso, ao traçar as ações, organize-as de acordo com as prioridades, dando maior foco naquilo que é mais importante, nas ações que de fato, representam os maiores fatores críticos de sucesso e, portanto, com maior potencial em superar os problemas ou gerar maior contribuição aos resultados da empresa.
Neste momento, lembre-se de que menos é mais. É preciso ter foco. É mais importante executar poucos projetos/ ações bem-sucedidos do que tentar colocar diversas iniciativas pela metade, e além disso, nem sempre temos recursos para “tocar” todas as iniciativas de forma simultânea.
Um planejamento estratégico jamais será bem-sucedido se não for acompanhado e analisado a todo o momento. É fundamental entender quais são as ações que estão trazendo os resultados esperados, quais os cronogramas que estão sendo cumpridos e levantar as novas necessidades que aparecerem ao longo do ano. É preciso praticar o feedback estratégico.
Para isso, ao concluir a etapa de elaboração do planejamento, que se construa o Painel de Bordo, orientado pela filosofia do Balanced Scorecard (David Norton e Robert Kaplan). O painel será o mapa da estratégia e poderá ter seus principais indicadores representados no mesmo, com atualização em tempo real (se houver sistema informatizado para isso), ou com atualizações periódicas. O painel deve fazer parte da gestão a vista da organização, o que deverá mobilizar ainda mais aos gestores e colaboradores para esforços adicionais.
Acompanhe o cumprimento dos objetivos regularmente através do painel de bordo, para adaptar o planejamento e conseguir ter uma visão mais ágil a respeito do que precisa ser alterado e o que pode ser mantido. Reuniões de análise crítica são fundamentais e devem ser agendadas com periodicidade mensal, visando manter a todos sobre o atingimento dos resultados.
Nós da CR BASSO, temos expertise para oferecer treinamentos sobre esse tema e mesmo, consultoria para conduzir em conjunto com os executivos e gestores a construção e implementação do planejamento estratégico em sua empresa. Dezenas de organizações já se beneficiaram de nossos projetos de planejamento. Consulte-nos.
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