Se a gestão de pessoas na sua empresa enfrenta constantes desafios, então compreenda que colaboradores entregando tarefas fora do prazo ou esquecendo de suas responsabilidades são questões bastante comuns. Contudo, você não está sozinho nessa situação. No entanto, é possível reverter essa situação com o apoio de técnicas eficazes de gerenciamento de tempo.
Afinal, muitos líderes, por vezes, negligenciam os benefícios que um aumento na produtividade pode trazer para suas empresas. Portanto, ao apresentar um projeto de treinamento focado em gerenciamento de tempo, é fundamental encontrar maneiras de mensurar esse progresso desde o início.
Nossa sugestão é utilizar um índice internacional de produtividade no trabalho (PT). Esse índice divide o Produto Interno Bruto (PIB) de um país pelo número total de pessoas empregadas com carteira assinada, determinando a contribuição de cada um para o PIB. No entanto, você pode adaptar essa fórmula aos dados de sua empresa da seguinte maneira:
Portanto, com o cálculo regular desse índice, sua empresa será capaz de compreender os impactos do aumento da produtividade no faturamento.
Agora, vamos explorar sete técnicas de gerenciamento de tempo que podem impulsionar significativamente esse índice:
Primeiramente, o Método Getting Things Done (GTD): Este método, proposto por David Allen, auxilia na definição de metas, estabelecimento de passos, eliminação de distrações e foco na execução. O GTD compreende cinco etapas:
Ademais, a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) é outra técnica valiosa. Essa matriz, criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, auxilia na definição de prioridades com base em três critérios: gravidade, urgência e tendência.
“Gravidade” e em suas linhas às tarefas que você irá atribuir notas de 1 a 5 utilizando os seguintes critérios: 5, extremamente grave; 4, muito grave; 3, grave; 2, pouco grave; 1, sem gravidade;
“Urgência” e os pesos usados em cada a tarefa serão: 5, atenção imediata;4, resolver rapidamente; 3, pouco urgente; 2, pode esperar; 1, pode ser planejado a longo prazo;
“Tendência”, em que deverá estimar quais as consequências daquela tarefa a ser ignorada: 5, vai piorar rapidamente; 4, irá piorar em pouco tempo; 3, irá piorar; 2, irá piorar a longo prazo; 1, não mudará.
Além disso, a Matriz Impacto x Esforço é uma abordagem simplificada que envolve a criação de um quadro dividido em quatro partes para classificar tarefas com base no impacto e esforço necessário. É uma estratégia proposta por Stephen Covey para priorizar ações importantes sobre as urgentes.
Posteriormente, a lista de tarefas é uma técnica simples, mas eficaz. Ao usar a lista de tarefas, o foco na execução de uma determinada atividade será maior e, enquanto ela acabar, a pessoa já saberá qual é a próxima ação a ser realizada.
Atualmente, a técnica Pomodoro é amplamente reconhecida. Certamente, essa técnica envolve o uso de um temporizador, como um Pomodoro Timer, para dividir o trabalho em blocos de 25 minutos, seguidos por 5 minutos de pausa. A cada quatro sessões, você ganha um intervalo de 15 minutos. Essa abordagem é baseada na ideia de que essa divisão pode melhorar a agilidade mental e o foco.
Certamente, a regra dos 5 minutos é uma técnica simples e eficaz. Embora consista na definição de uma tarefa que pode ser concluída em cinco minutos, inesperadamente, se dedicar ao máximo para concluí-la rapidamente, então, a sensação de realização poderá gerar a motivação necessária para que a pessoa enfrente tarefas maiores.
Igualmente, a gamificação é outra estratégia interessante. Transformar cada tarefa em um jogo pode ser inegavelmente motivador. Atualmente, existem sites, aplicativos e até consultorias especializadas que ajudam as empresas a colocarem essa estratégia em prática. Um dos aplicativos mais conhecidos é o Habitica. Baseado em um jogo de RPG, cada tarefa que a pessoa realizar na vida real e marcar como concluída no aplicativo renderá recompensas para seu avatar no jogo.
Salvo quando se consideram recompensas que também podem ser convertidas em incentivos reais, como ingressos para o cinema. Enfim, os funcionários podem se motivar ainda mais a adotar práticas de gerenciamento de tempo eficazes.
Conquanto, em conclusão, combinar essas sete técnicas de gerenciamento de tempo pode ser uma estratégia poderosa para tornar sua empresa mais produtiva, sem aumentar a pressão sobre os colaboradores ou prejudicar o ambiente de trabalho. Então, o melhor de tudo é que todas essas ferramentas são acessíveis e podem ser usadas em equipe.
Compartilhe Suas Experiências Você já utiliza alguma dessas técnicas de gerenciamento de tempo em sua empresa? Compartilhe suas experiências nos comentários!
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