Se os colaboradores de sua empresa vivem entregando tarefas fora do prazo ou acabam esquecendo do que devem fazer, então sua gestão de pessoas sofre de uma situação bastante comum, mas que pode ser rapidamente revertida com o apoio de algumas técnicas de gerenciamento de tempo.
O problema é que muitos líderes acabam ignorando os efeitos que o aumento da produtividade pode ter em suas empresas, por isso, uma das primeiras tarefas de quem irá apresentar um projeto de treinamento focado em gerenciamento de tempo é encontrar um meio de mensurar esse avanço.
Nossa sugestão é que você utilize um índice internacional de produtividade no trabalho (PT) que divide o Produto Interno Bruto (PIB) de um país pelo total de pessoas com carteira de trabalho assinada para determinar quanto cada uma contribuiu para o PIB. A diferença é que você usará os dados de sua empresa com a seguinte fórmula:
Produtividade no Trabalho (PT) = Faturamento Bruto (FB) dividido pela Quantidade de funcionários (QF), dividido novamente pela Quantidade de Horas Trabalhadas (HT).
PT = FB/QF/HT
Com esse índice sendo calculado regularmente sua empresa terá como descobrir os impactos do aumento da produtividade no faturamento.
Agora vamos conhecer sete técnicas de gerenciamento de tempo que podem fazer esse índice aumentar exponencialmente:
1. Método Getting Things Done (GTD)
Com o método “Fazer Acontecer” (David Allen), a pessoa estabelece objetivos, define passos, elimina o que pode atrapalhar e foca na execução.
O método possui cinco etapas:
- Recolher (caixa de entrada):são anotadas as atividades que a pessoa tenha de realizar. A função dessa etapa é eliminar as preocupações que possam tirar o foco. O aplicativo Evernote pode ser útil nesse momento;
- Processar:hora de estabelecer prioridades, detalhar os projetos maiores em etapas menores e definir quais são as tarefas que de fato ajudarão a alcançar os objetivos, quais delas precisam ser delegadas e as que devem ser recusadas;
- Organizar:é o momento de usar uma ferramenta como o Google Calendar para colocar todas as informações recolhidas e definir os prazos;
- Executar:se torna a etapa mais fácil, pois a pessoa tem certeza de que está priorizando a atividade certa;
- Rever:principalmente no começo, é normal que as tarefas previstas não sejam realizadas e precisem ser revistas. Essa é a etapa em que são detectados problemas que podem atrapalhar a execução, visando eliminá-los.
2. Matriz GUT
O foco é ajudar a definir as prioridades com base em três elementos: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT), criada por Charles H. Kepner e. Benjamin B. Tregoe, em 1981 como uma das ferramentas da qualidade para definir prioridades.
Em uma planilha de Excel ou do Google Drive você deverá criar cinco colunas:
- A primeira coluna poderá se chamar “Tarefa” e em suas linhas você especifica a atividade;
- Na segunda, o título será “Gravidade” e em suas linhas em frente às tarefas você irá atribuir notas de 1 a 5 utilizando os seguintes critérios: 5, extremamente grave; 4, muito grave; 3, grave; 2, pouco grave; 1, sem gravidade;
- A terceira terá o título “Urgência” e os pesos usados em cada a tarefa serão: 5, atenção imediata;4, resolver rapidamente; 3, pouco urgente; 2, pode esperar; 1, pode ser planejado a longo prazo;
- A quarta será a da “Tendência”, em que deverá estimar quais as consequências daquela tarefa a ser ignorada: 5, vai piorar rapidamente; 4, irá piorar em pouco tempo; 3, irá piorar; 2, irá piorar a longo prazo; 1, não mudará.
- A última coluna é reservada para um cálculo, que é a multiplicação dos valores da primeira, segunda e terceira colunas para encontrar os pesos das atividades.
Agora é só ordenar as tarefas que possuem maior peso e começar a executar as atividades de maior prioridade.
3. Matriz Impacto x Esforço
Uma forma simplificada de encontrar as atividades prioritárias é criar um quadro dividido em quatro partes, formando quatro quadros menores. No 1º quadro são indicadas as tarefas de Alto Impacto e Baixo Esforço; no 2º, ainda na parte superior do quadro que fora dividido, são colocadas as tarefas de Alto Impacto e Alto Esforço; já na parte inferior, são colocadas no 3º quadro as tarefas de Baixo Impacto e Baixo Esforço; e no 4º as de Baixo Impacto e Alto Esforço. Esta técnica foi divulgada por Stephen Covey, que propõe a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes.
4. Lista de tarefas
No fundo, é uma simplificação das técnicas anteriores. Ao usar a lista de tarefas, o foco na execução de uma determinada atividade será maior e assim que ela acabar, a pessoa já saberá qual a próxima atividade que merece atenção.
5. Técnica Pomodoro
Pomodoro é o nome daqueles timers de cozinha (também disponíveis em aplicativos, como o Pomodoro Timer Lite. A técnica foi criada pelo estudante italiano Francesco Cirillo no final da década de 80. A técnica se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como “pomodoros”. Na prática, consiste em dar atenção total a uma atividade durante 25 minutos e após este período ter cinco minutos de descanso. A cada quatro sessões pomodoros (25+5 minutos), a pessoa ganha 15 minutos de descanso.
6. Regra dos 5 minutos
Essa técnica consiste na definição de uma tarefa que pode ser concluída em cinco minutos e se dedicar ao máximo para terminá-la antes. Dessa forma, a sensação de realização poderá gerar a motivação necessária para que a pessoa enfrente tarefas maiores.
7. Gamificação
Transformar cada tarefa em uma espécie de jogo.
Atualmente, existem sites, aplicativos e até consultorias especializadas que ajudam as empresas a colocarem essa estratégia em prática. Um dos aplicativos mais conhecidos é o Habitica. Baseado em um jogo de RPG, cada tarefa que a pessoa realizar na vida real e marcar como concluída no aplicativo, renderá recompensas para seu avatar no jogo.
Agora imagine se você puder criar recompensas que também sejam convertidas em incentivos reais, como ingressos para o cinema? Talvez os funcionários se motivem mais a fazer um bom gerenciamento de tempo!
Concluindo
Combinar as sete técnicas de gerenciamento de tempo que apresentamos pode ser uma das melhores estratégias para transformar sua empresa em um ambiente produtivo, sem aumentar as cobranças ou piorar o clima organizacional. E o melhor de tudo: todas as ferramentas que indicamos são gratuitas e podem ser usadas em equipe.
Você já utiliza alguma técnica de gerenciamento de tempo em sua empresa? Fale sobre suas experiências nos comentários!
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