Seja individualmente ou em equipe, sua produtividade está diretamente ligada à gestão do tempo.
Parece loucura, mas com a administração do tempo você pode trabalhar menos e ser mais produtivo, e por isso separamos algumas ferramentas que vão te ajudar com isso, vamos lá! Confira o que será abordado nesse post:
Administração do tempo é o processo de estruturar a ordem de execução e controlar o tempo gasto nas tarefas, de maneira organizada e inteligente, podendo assim, tornar a execução das atividades cada vez mais ágeis, eficientes e produtivas.
Além da vantagem mais clara, que é dedicar mais tempo às tarefas mais importantes, existem outros problemas que a má administração desse recurso pode acarretar.
O nível de estresse dos funcionários, é um fator que pode estar ligado diretamente com a administração do tempo. Por exemplo, um funcionário que não administra bem seu tempo, pode levar problemas do serviço para casa, e vice-versa, não sendo produtivo em nenhum dos dois locais, aumentando o seu nível de estresse e por consequência podendo acarretar doenças.
Em contramão, um funcionário que possui suas atividades listadas, com prioridades estabelecidas e executadas com base em métodos eficazes, poderá conclui-las dentro de sua jornada de trabalho, tendo tempo para descansar e aproveitar a vida nos períodos não relacionados ao trabalho.
Já aconteceu com você de estar escrevendo um e-mail, ser interrompido por um colega de trabalho pedindo ajuda e quando você volta ao computador, tem que começar do zero pois já perdeu o fio da meada?
Ou então, quando você procura um arquivo e não o acha, pois não lembra mais o nome que utilizou para salvar o mesmo.
Isso pode acontecer …
Criar um ambiente de trabalho onde você tenha fácil acesso às ferramentas que você utilizará durante o dia, bem como dispor de um tempo maior na organização de arquivos, para que no futuro você tenha acesso rápido aos mesmos, é o tipo de organização produtiva, que evita retrabalho.
“Nunca há tempo suficiente para fazer tudo, mas sempre há tempo suficiente para fazer o que é mais importante”. – Brian Tracy
Listar suas tarefas é uma etapa crucial do processo, claro que você não precisa saber absolutamente todas as tarefas que irá executar, porém em primeiro momento, liste aquelas tarefas mais importantes e que fazem parte do seu dia.
Uma dica para esta fase é o Keep, uma ferramenta de anotações do Google que tem um funcionamento parecido com post-it, porém você tem a vantagem de poder compartilhar essas informações.
Após isso, você deverá observar em qual dos quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo de Stephen Covey (figura abaixo) essas tarefas se encaixam.
A maioria das pessoas que tentam aplicar esta matriz tende a preencher primeiramente os quadrantes 1 e 3. Ou seja, os quadrantes que possuem urgência.
Covey diz que isso ocorre pois tendemos a pensar que tudo é urgente. E isso é um problema enorme, pois esse senso de urgência é precisamente o que está diretamente ligado a base do estresse.
Neste quadrante (urgente e importante), estão localizadas aquelas tarefas que não podem e não devem ser adiadas, em nenhuma hipótese. É necessário que sejam feitas imediatamente, deixando de lado qualquer outra atividade, até que sejam resolvidas.
Um exemplo de atividade que se encaixa nesse quadrante é a interrupção de um vazamento de líquido no processo produtivo que coloca em risco outras pessoas; ou a solução de um problema que se não resolvido, resultará em multa para o fornecedor, ou ainda, o pagamento de funcionários que, caso não seja feito na data e com precisão, poderá acarretar inúmeras consequências para você, sua equipe e sua empresa.
Situações como problemas de saúde, um acidente doméstico etc., também se encaixam nesse espaço.
Neste quadrante (importante e não urgente), estão localizadas as atividades que fazem parte da missão do cargo (descrição do cargo), das incumbências do profissional e que, embora não tenham urgência, tem um elevado grau de importância para o sucesso profissional e para o cumprimento das atividades sob sua responsabilidade.
Nesse quadrante estão as atividades que são feitas com antecedência, de forma preventiva, permitindo que o profissional tenha a oportunidade de escolher as melhores alternativas, e fazer o melhor uso dos recursos em benefício dos melhores resultados.
É extremamente importante que as atividades desse quadrante sejam executadas e conferidas nos prazos estabelecidos, pois a negligência em sua execução poderá acarretar problemas, levando o profissional a frequentar o quadrante 1.
Tarefas como, entendimento claro de suas metas, planejamento, priorização das atividades, construção de alianças internas ou externas, melhoria contínua, inovação, autoinstrução, instrução a pares e subordinados estão entre as principais atividades deste quadrante. Além das tarefas do trabalho, atividades como planejar suas férias, ou passeios com a família, bem como treinamentos para especialização também fazem parte deste quadrante.
Neste quadrante (urgente e não importante), estão as atividades que lhe são requeridas e que não podem ser transferidas para outro momento quando falamos de tempo, porém não tem importância para suas entregas uma vez que não fazem parte de suas atribuições. Isso, contudo, não quer dizer que não sejam importantes para a empresa ou para a pessoa que a solicita.
Podem ser classificadas neste quadrante, as famosas interrupções que o profissional sofre no dia a dia, quer por colegas de trabalho, buscando sua orientação, ou mesmo pedindo ajuda para concluir algum trabalho de responsabilidade dele. É também comum que, pessoas que com frequência trabalham no quadrante 1 sejam demandantes de ajuda e, portanto, interferem na rotina de outros.
Imagine uma situação, você recebe uma ligação que originalmente deveria ser atendida por outra pessoa (que no momento está ausente) e o solicitante exige uma solução. Essa situação requer que você interrompa seu trabalho e busque a solução para não deixar pendente quem está solicitando.
É importante ter a capacidade de dizer não quando necessário, isso faz parte do profissional preparado e que age com assertividade.
Acredite, se você explicar os motivos que lhe impedem de fazer a atividade, as pessoas têm uma grande tendência a aceitar numa boa, e até admirar seu empenho em ser produtivo. O fato é que são tarefas ou atividades desempenhadas por você, que não fazem parte da missão de seu cargo e que seu desempenho não é avaliado pela execução dessas tarefas.
No quarto quadrante de Covey se enquadra tudo aquilo que não é urgente e não tem importância. Neste quadrante colocamos as tarefas completamente irrelevantes, como olhar feed das suas redes sociais a cada 5 minutos, ter extensos bate-papos com colegas de trabalhos sobre assuntos fúteis, assistir TV, ler revistas ou artigos não relacionados a sua área de trabalho etc.
Lembrando que não se está insinuando que as pessoas ajam como robôs. É evidente que devem sim, ter algumas atividades que tragam bem-estar momentâneo, como conversar com colegas ou ligar para a família, porém essas atividades devem ocorrer com parcimônia.
Esta etapa deve ser feita com foco total, principalmente se você visa atingir um alto índice de produtividade. Você precisa se concentrar e, caso as etapas anteriores não estejam bem alinhadas, você pode acabar perdendo ainda mais tempo.
Um prático timer de cozinha em forma de tomate era a única ferramenta que o universitário italiano Francesco Cirillo (1980) tinha em mãos quando decidiu desafiar seu poder de concentração com a técnica Pomodoro. O principal objetivo desta técnica é o de evitar distrações enquanto se trabalha em alguma tarefa com maior concentração e disciplina. Dito isso, vamos à metodologia que devemos utilizar para efetuar nossas atividades de maneira efetiva: a metodologia Pomodoro.
Trata-se de dividir suas atividades em etapas de 25 minutos, chamadas pomodoro, onde você focará 100% dos seus esforços em apenas uma atividade, como preencher uma planilha, ou responder e-mails.
Não existe meio pomodoro, ou algo do tipo.
Caso termine antes dos 25 min, você deve revisar, ajustar ou melhorar, e caso a tarefa seja grande você pode estabelecer mais de um pomodoro para executá-la.
Dividir as tarefas dessa maneira faz com que sejam mais fáceis de executar, gerando maior sensação de realização e aumentando seu foco. Não interrompa seus períodos pomodoro.
A cada pomodoro realizado, você deve descansar 5 minutos. Não pule esta etapa, pois ela faz parte da técnica e por consequência do aumento da produtividade, durante essa pausa, você não deve fazer nada que demande esforço.
Você deve relaxar, beber água, dar uma volta, e é claro não fazer nada, se quiser. Esse descanso serve para recuperar sua mente e prepará-lo para o próximo pomodoro.
Tem mais, a cada 4 pomodoros completos devemos descansar 15 minutos, assim como na imagem abaixo:
É claro que para a administração do tempo a primeira ferramenta é o cronômetro, afinal você precisará de um aviso a cada 25 minutos, de preferência sonoro, pois assim você não perderá tempo olhando no cronômetro (principalmente se você for ansioso).
Além do cronômetro, você deverá ter duas listas, podendo ser físicas ou digitais, ficando a seu critério.
A primeira lista é chamada de inventário, onde ficam todas as tarefas que você pretende fazer, atualmente e no futuro.
A segunda lista é chamada de tarefas do dia, como o nome já diz, são tarefas que você deve realizar no dia de preenchimento. Nela ficam as tarefas que são movidas do inventário e as tarefas que surgem de imprevistos durante o dia.
Nessa lista, você deve colocar o nome das tarefas e uma estimativa de quantos pomodoros você precisará para realizá-las, por exemplo:
No começo talvez seja um pouco difícil de estimar o número exato de pomodoros, mas com o tempo vai se tornando cada vez mais fácil.
Uma dica, caso a atividade seja muito grande exigindo vários pomodoros, você pode dividi-la em tarefas menores, por exemplo, no lugar da atividade “automatizar e-mail marketing – 6 pomodoros”, você pode colocar:
Interrupções
Não é novidade que grande parte dos nossos dias de trabalho são compostos de interrupções, e quanto mais você as permite, novas interrupções vão surgindo.
E por incrível que pareça, além das interrupções mais fúteis, como colegas falando sobre futebol ou a novela, notificação no celular etc., temos as interrupções que fazem parte do trabalho, como notificações de e-mail, telefone tocando, entre outras.
Sempre que possível evite essas distrações durante os pomodoros, desative as notificações de e-mail e no celular, e quando um amigo for falar sobre algo sem muita importância, seja educado, mas firme, e diga que assim que finalizar aquela tarefa vocês podem conversar.
Dica extra – “coma o sapo”
Essa dica vem do livro de Brian Tracy, Eat the Frog, “Se a primeira coisa que você fizer todas as manhãs, é comer um sapo, você poderá percorrer o dia todo sabendo que, provavelmente, a pior coisa que poderia acontecer com você já passou”.
Seus sapos, são aquelas tarefas, geralmente chatas, que você não faz com grande prazer, mas tem um impacto muito grande na sua busca pelo sucesso. Assim que a realizar, você passará o resto do dia se sentindo realizado.
Criar métricas para sua gestão, é um passo que definitivamente transformará a forma como você enxerga sua produtividade.
Sem métricas, todas as decisões são tomadas por base na sua experiência e achismos, sem tanta efetividade. Quando você tem dados, você se torna uma pessoa data-driven, ou seja, toma as decisões baseadas em fatos e dados.
Sendo assim, crie métricas de desempenho pessoal e profissional. Primeiro defina as metas (quantificáveis), o período em que vai medir e como vai medir.
Por exemplo, se você é responsável por responder e-mails retirando as dúvidas dos clientes. Você pode definir o número de e-mails respondidos como sua medida, e medi-la durante 1 mês, sua métrica final será número de e-mail por mês.
Faça isso ao longo de alguns meses, e você terá uma média de repostas de e-mail, além disso poderá fazer comparações entre eles. Contudo, não se acomode e procure conhecer o desempenho de outras pessoas, especialmente aquelas que sejam melhores que você, pois sempre temos muito a aprender com os outros. Faça benchmarking.
Essa é a melhor parte, quando você tem os dados em mãos, você consegue perceber como está seu resultado, e pode perceber, seguindo o mesmo exemplo, quantas vezes você respondeu a mesma pergunta.
Então você percebe um problema, você perde muito tempo respondendo a mesma pergunta.
A partir desse momento, você pode criar hipóteses que possam resolver esse problema, por exemplo, você pode criar um template de e-mail para responder as perguntas mais frequentes.
Então a partir do próximo mês você utiliza esse template, e ao fim desse mês, você consegue comparar os dois métodos, percebendo assim qual deles é mais efetivo.
Parabéns, ao final disso você conseguirá economizar tempo, e se tornar ainda mais produtivo.
E aí, esse conteúdo te ajudou, não deixe de testar esse método, se puder, deixe aqui os resultados que você obteve depois de aplicar todas as etapas desse processo.
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