“Falta proatividade nele.”
É um dos diagnósticos mais comuns entre gestores e RH, e quase sempre chega sem exemplo. A pessoa entrega o que foi pedido, no prazo, e espera. Só avisa do problema quando ele já estourou. Só pergunta quando já precisa da resposta.
A conclusão costuma vir rápido. A pessoa é assim. Parece falta de iniciativa. Em muitas equipes, é iniciativa que já aprendeu que não compensa.
Este artigo explica o que é proatividade no trabalho, como ela aparece na rotina, por que ela some e o que o gestor controla para trazê-la de volta.
O que você vai encontrar neste artigo
- O que é proatividade no trabalho
- Como a proatividade aparece na rotina
- Por que a proatividade some
- Como estimular a proatividade na equipe
- Para quem quer ser mais proativo
- O que evitar ao cobrar proatividade
- Por onde começar
O que é proatividade no trabalho?
Definição em uma frase. Proatividade é agir antes de ser pedido. É perceber o que precisa ser feito, antecipar um problema ou propor uma melhoria e começar, dentro do que cabe à própria função.
A diferença para o profissional reativo está no momento da ação. O reativo age quando o problema chega. O proativo age quando o problema ainda é só um sinal. Se um fornecedor começa a atrasar, o reativo avisa quando a entrega falha. O proativo avisa na segunda-feira, quando ainda dá tempo de buscar outra saída.
Proatividade tem limite, e esse limite faz parte da definição. Agir antes de ser pedido não é decidir o que é de outra pessoa nem trabalhar além do horário combinado. É começar o que cabe a você sem esperar a cobrança.
Ir além, assumindo o resultado inteiro e influenciando quem está em volta, já é outro passo. O blog trata dele em Como desenvolver o comportamento de protagonismo no trabalho.
Como a proatividade aparece na rotina?
Em gestos pequenos, que quase nunca chamam atenção.
Na reunião que termina com várias combinações, é quem manda, no mesmo dia, o resumo com responsáveis e datas. Ninguém pediu. Mas ninguém precisou perguntar na semana seguinte quem ficou de fazer o quê.
No problema que aparece, é quem chega com o problema e uma sugestão. “O cliente reclamou do prazo. Posso ligar hoje e propor duas datas?” é outra conversa do que “o cliente reclamou”.
No processo que todo mundo contorna, é quem avisa o responsável de que a etapa está gerando retrabalho, em vez de apenas conviver com ela.
Na dúvida, é quem pergunta cedo. Pedir contexto na primeira semana do projeto costuma custar menos do que refazer na última.
Nada disso exige cargo nem perfil extrovertido. Exige perceber o que está por perto e achar que cabe a si mexer nisso. É esse segundo ponto que o ambiente decide.
Por que a proatividade some?
Quando uma equipe inteira parece reativa, o problema raramente é de gente. Quatro situações aparecem com frequência.
A primeira tentativa custou caro. Alguém propôs uma mudança e ouviu “depois a gente vê”. Avisou de um risco e foi tratado como pessimista. Fez uma tarefa que ninguém pediu e teve o trabalho refeito na frente de todos. A pessoa não deixa de ter ideias. Deixa de dizê-las.
Ninguém sabe de quem é o assunto. Quando a responsabilidade é difusa, agir antes vira invadir o espaço de alguém, e esperar vira a escolha segura. Dois colegas veem a mesma falha no processo e cada um supõe que o outro já avisou.
A agenda não tem espaço. Antecipar problemas e melhorar processos pede tempo que ninguém reservou. Numa equipe em que toda hora é ocupada pela urgência do dia, a proatividade é a primeira coisa a ser cortada, porque ninguém cobra por ela.
Errar custa mais do que esperar. Se o erro de quem tentou é lembrado por meses e o silêncio de quem esperou não gera conversa nenhuma, a conta fica clara para todos.
Nenhuma das quatro é falta de interesse. São leituras racionais do ambiente. Por isso, cobrar proatividade em reunião, sem mexer nelas, costuma ter efeito curto.
Como estimular a proatividade na equipe?
Boa parte do que muda isso está nas mãos do gestor, e dá para começar na segunda-feira.
Deixe claro o que é de quem e até onde cada um pode decidir sem consultar. “Você pode remarcar com o cliente em até dois dias sem me avisar” tira da pessoa a dúvida entre agir e invadir. Quanto mais nítida a fronteira, mais fácil agir dentro dela.
Responda bem à primeira iniciativa. Agradeça, mesmo que a ideia precise de ajuste. Se houver correção, faça em conversa a dois e sem refazer o trabalho por cima. A reação a essa primeira tentativa vale mais do que qualquer discurso sobre ser proativo.
Um combinado simples. Quem encontra um problema traz também uma sugestão, mesmo imperfeita. E o gestor responde primeiro à sugestão, antes de discutir o problema.
Abra espaço na agenda. Uma conversa semanal curta para a equipe apontar o que viu e o que poderia melhorar é um sinal mais forte do que pedir iniciativa. Mostra que o tempo para isso existe.
Torne visível o que foi antecipado. O problema que não aconteceu não aparece em indicador nenhum. Quando o gestor diz na reunião “o João avisou do atraso na segunda e por isso fechamos a semana sem prejuízo”, a equipe entende o que é valorizado.
Sustentar essas mudanças depois de uma capacitação também depende do gestor. O desenho completo está em Como fazer o treinamento de equipe valer a pena.
Para quem quer ser mais proativo
Se a vontade de ser mais proativo é sua, comece pequeno e dentro do que é seu. Escolha uma ponta solta por semana, daquelas que todo mundo vê e ninguém pega, e resolva ou leve a quem pode resolver.
Avise cedo. Um atraso comunicado na segunda é um aviso. Na sexta, é um problema.
Traga o problema com uma proposta, mesmo que não seja a melhor. E, quando houver dúvida sobre o limite, pergunte ao gestor o que pode decidir sozinho. Isso evita o atrito mais comum de quem começa a agir antes de ser pedido.
A proatividade faz parte do grupo que se costuma chamar de soft skills e, como as demais, se desenvolve com prática e retorno.
O que evitar ao cobrar proatividade
Cobrar sem definir responsabilidades. “Seja mais proativo” não diz onde a pessoa pode agir. Sem fronteira, ela invade ou espera.
Elogiar a iniciativa e corrigir a primeira tentativa na frente de todos. A equipe aprende com o que viu, não com o discurso.
Tratar como traço de personalidade. “Ele não tem perfil proativo” encerra a conversa. A mesma pessoa que espera em uma equipe pode tomar a frente em outra.
Confundir proatividade com disponibilidade. Premiar quem responde mensagem à noite ensina que ser proativo é estar sempre ligado, e esse caminho costuma terminar em desgaste.
Por onde começar
Antes de pedir proatividade, olhe o que acontece depois dela. Na última vez que alguém da equipe tomou uma iniciativa, fosse uma ideia, um aviso ou uma tarefa assumida, ela foi bem recebida, ignorada ou corrigida? A resposta ensina mais do que qualquer pedido para ser proativo.
Na última vez que alguém da sua equipe agiu antes de ser pedido, o que aconteceu nos cinco minutos seguintes?
A CR BASSO desenvolve equipes e líderes para assumir responsabilidade pelos resultados e agir antes de ser pedido.
