Quando o assunto é reunião, muitas pessoas já ficam com um pé atrás, e sabe por que isso acontece? Alguns profissionais banalizaram o termo “reunião”, e o que temos na cabeça, hoje, é que a maioria das reuniões não tem valor, não servem para nada — só para perder tempo.
E será que isso realmente é verdade? As reuniões não servem para nada? Uma coisa temos certeza, quando falamos em reuniões produtivas, o foco não são assuntos aleatórios, mas sim a resolução de problemas e decisões sobre questões importantes.
Se você está cansado de participar de reuniões sem pauta, com duração excessiva, sem convocação com antecedência e inconclusivas, esse conteúdo é ideal para você. Nele apresentamos 7 dicas para ter reuniões produtivas e eficientes.
Que tal? Gostou da ideia? Acompanhe as dicas!
1. Para ter reuniões produtivas, faça um planejamento e defina um objetivo
O primeiro passo para planejar reuniões produtivas é ter bem definido qual o propósito, o que queremos com esse encontro.
Antes de convocar os participantes, defina qual assunto será tratado na reunião.
Por exemplo: definir um novo planejamento de marketing para alinhar com o time de vendas.
Assim você tem um objetivo, e saberá com quais pessoas deve contar para que essa reunião seja produtiva e eficiente. Quando você faz uma reunião por fazer, sem propósito e objetivo claro, as chances de sair algo “sem valor”, que vai deixar a sensação de “perda de tempo” nas pessoas é grande.
2. Defina o público que vai participar da reunião
Quando você já tem estabelecido o objetivo da reunião, fica mais fácil convocar os participantes, escolha realmente quem pode dar sugestões e somar conhecimento sobre o assunto.
Como no exemplo citado na dica anterior, em que o objetivo da reunião é definir um novo planejamento de marketing para alinhar com o time de vendas, você pode convocar para a reunião o gestor de marketing, o gestor de vendas, e uma sugestão de colaborador de cada área.
Lembrando que o fator dessa escolha de colaborador pode ir além da competência técnica, um ponto importante é a atitude. Colaboradores que possuem instinto inovador, e estão engajados com o propósito da empresa podem tornar a reunião ainda mais produtiva.
3. Defina uma pauta de assuntos que devem ser tratados
Agora que você já tem um objetivo e sabe as pessoas que precisa convocar para a reunião, chegou a hora de definir uma pauta de assuntos que serão tratados na reunião.
Por exemplo:
- Conversar sobre o planejamento;
- Definir o Budget;
- Alinhar a estratégia para aquisição de leads qualificados;
- Solicitar sugestões para a execução.
Esses foram apenas alguns exemplos de pauta. A definição da pauta, sempre vai depender do objetivo da reunião. Então, o ideal é sentar e pensar em todos os assuntos que precisam ser tratados no encontro, assim,você poderá se comunicar de maneira mais clara e objetiva e sua reunião será realmente produtiva e relevante para todos.
4. Estipule tempo para falar sobre cada assunto
Você definiu na pauta que vai conversar com os convocados para a reunião sobre budget, certo? Então, é bom que estipule um tempo para conversar sobre esse assunto, pois vocês terão mais de um assunto para falar, e a ideia é que a reunião não seja muito longa para não prejudicar você e os demais participantes.
Portanto, o ideal é que seja estipulado um tempo, por exemplo:
- Conversar sobre o planejamento – 10 minutos.
- Definir o Budget – 20 minutos.
- Conversar sobre a aquisição de leads qualificados – 15 minutos.
- Solicitar sugestões para a execução – 15 minutos.
Ao todo, teremos uma reunião de 1 hora. É claro que isso pode variar, e em alguns assuntos o tempo pode passar um pouco, como em outros o tempo estipulado pode ser até maior que o necessário.
Mas o ideal é separar dessa forma para que você tenha noção e, caso algum assunto se estenda muito, você pode cobrar os participantes, pois existem mais assuntos para debater e o tempo estipulado foi de 1 hora.
5. Evite toda e qualquer distração que pode tirar o foco
Toda e qualquer distração deve ficar de fora da sala de reuniões. Você não vai usar o celular? Deixe na sua mesa. Se tiver alguma ligação de emergência, algum colega pode atender e chamar você.
Isso é válido para quem organiza e para os participantes da reunião também. Portanto, se possível, informe os participantes que você está aplicando algumas técnicas para fazer uma reunião produtiva e que qualquer distração precisa ser evitada.
Outra questão que prejudica a eficiência e causa distrações são os assuntos não relacionados com a reunião. Vamos supor que você começou a falar de budget, e o gestor de vendas teve uma lembrança de outro momento, e quer falar sobre isso com o gestor de marketing. Isso não pode acontecer, pois tira totalmente o foco da reunião.
Portanto, se você estiver liderando, deixe claro que esse não é o objetivo da reunião e que todos os participantes podem marcar uma nova reunião para falar sobre o assunto.
6. Conclua a reunião para não deixar dúvidas
Algum assunto da pauta pode ter deixado dúvidas para os participantes, por mais claro que você tenha sido. Então, o ideal é sempre concluir com um resumo de tudo que foi conversado na reunião.
Exemplo: “Então pessoal, hoje conversamos sobre o planejamento, falamos sobre o budget disponível, quais medidas vamos tomar para enviar os leads do marketing para as vendas, como vamos fazer para ter sucesso na campanha e vocês também contribuíram com dicas para que a execução seja perfeita! ”.
Você fez um resumo simples, direto, e passou todos os tópicos que foram abordados na reunião. Perfeito! Agora, se ficou alguma dúvida, provavelmente os participantes vão questionar nesse momento — é sempre bom você deixar claro que, se ficou alguma dúvida, o espaço está aberto para questionamentos.
7. Faça uma ata da reunião e envie para os participantes
Chegou a hora de elaborar e disponibilizar a ata. É importante que todos os participantes tenham acesso aos assuntos que foram conversados na reunião. É uma espécie de feedback sobre o que ficou definido sobre os tópicos tratados na reunião.
Portanto, crie uma ata da reunião, com os principais pontos que foram tratados e quais as medidas serão aplicadas para cada tópico conversado.
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