Reuniões-produtivas-7-dicas-para-ter-mais-eficiência-e1627584835395

COMPARTILHAR POST

Reuniões Produtivas: 7 dicas para ter mais eficiência

Quando o assunto é reunião, muitas pessoas já ficam com um pé atrás, e sabe por que isso acontece? Alguns profissionais banalizaram o termo “reunião”, e o que temos na cabeça, hoje, é que a maioria das reuniões não tem valor, não servem para nada — só para perder tempo.

E será que isso realmente é verdade? As reuniões não servem para nada? Uma coisa temos certeza, quando falamos em reuniões produtivas, o foco não são assuntos aleatórios, mas sim a resolução de problemas e decisões sobre questões importantes.

Se você está cansado de participar de reuniões sem pauta, com duração excessiva, sem convocação com antecedência e inconclusivas, esse conteúdo é ideal para você. Nele apresentamos 7 dicas para ter reuniões produtivas e eficientes.

Que tal? Gostou da ideia? Confira o que será abordado nesse post:

1. Para ter reuniões produtivas, faça um planejamento e defina um objetivo

O primeiro passo para planejar reuniões produtivas é ter bem definido qual o propósito, o que queremos com esse encontro.

Antes de convocar os participantes, defina qual assunto será tratado na reunião.

Por exemplo: definir um novo planejamento de marketing para alinhar com o time de vendas.

Assim você tem um objetivo, e saberá com quais pessoas deve contar para que essa reunião seja produtiva e eficiente. Quando você faz uma reunião por fazer, sem propósito e objetivo claro, as chances de sair algo “sem valor”, que vai deixar a sensação de “perda de tempo” nas pessoas é grande.

2. Defina o público que vai participar da reunião

Quando você já tem estabelecido o objetivo da reunião, fica mais fácil convocar os participantes, escolha realmente quem pode dar sugestões e somar conhecimento sobre o assunto.

Como no exemplo citado na dica anterior, em que o objetivo da reunião é definir um novo planejamento de marketing para alinhar com o time de vendas, você pode convocar para a reunião o gestor de marketing, o gestor de vendas, e uma sugestão de colaborador de cada área.

Lembrando que o fator dessa escolha de colaborador pode ir além da competência técnica, um ponto importante é a atitude. Colaboradores que possuem instinto inovador, e estão engajados com o propósito da empresa podem tornar a reunião ainda mais produtiva.

3. Defina uma pauta de assuntos que devem ser tratados

Agora que você já tem um objetivo e sabe as pessoas que precisa convocar para a reunião, chegou a hora de definir uma pauta de assuntos que serão tratados na reunião.

Por exemplo:

  • Conversar sobre o planejamento;
  • Definir o Budget;
  • Alinhar a estratégia para aquisição de leads qualificados;
  • Solicitar sugestões para a execução.

Esses foram apenas alguns exemplos de pauta. A definição da pauta, sempre vai depender do objetivo da reunião. Então, o ideal é sentar e pensar em todos os assuntos que precisam ser tratados no encontro, assim,você poderá se comunicar de maneira mais clara e objetiva e sua reunião será realmente produtiva e relevante para todos.

4. Estipule tempo para falar sobre cada assunto

Você definiu na pauta que vai conversar com os convocados para a reunião sobre budget, certo? Então, é bom que estipule um tempo para conversar sobre esse assunto, pois vocês terão mais de um assunto para falar, e a ideia é que a reunião não seja muito longa para não prejudicar você e os demais participantes.

Portanto, o ideal é que seja estipulado um tempo, por exemplo:

  • Conversar sobre o planejamento – 10 minutos.
  • Definir o Budget – 20 minutos.
  • Conversar sobre a aquisição de leads qualificados – 15 minutos.
  • Solicitar sugestões para a execução – 15 minutos.

Ao todo, teremos uma reunião de 1 hora. É claro que isso pode variar, e em alguns assuntos o tempo pode passar um pouco, como em outros o tempo estipulado pode ser até maior que o necessário.

Mas o ideal é separar dessa forma para que você tenha noção e, caso algum assunto se estenda muito, você pode cobrar os participantes, pois existem mais assuntos para debater e o tempo estipulado foi de 1 hora.

5. Evite toda e qualquer distração que pode tirar o foco

Toda e qualquer distração deve ficar de fora da sala de reuniões. Você não vai usar o celular? Deixe na sua mesa. Se tiver alguma ligação de emergência, algum colega pode atender e chamar você.

Isso é válido para quem organiza e para os participantes da reunião também. Portanto, se possível, informe os participantes que você está aplicando algumas técnicas para fazer uma reunião produtiva e que qualquer distração precisa ser evitada.

Outra questão que prejudica a eficiência e causa distrações são os assuntos não relacionados com a reunião. Vamos supor que você começou a falar de budget, e o gestor de vendas teve uma lembrança de outro momento, e quer falar sobre isso com o gestor de marketing. Isso não pode acontecer, pois tira totalmente o foco da reunião.

Portanto, se você estiver liderando, deixe claro que esse não é o objetivo da reunião e que todos os participantes podem marcar uma nova reunião para falar sobre o assunto.

6. Conclua a reunião para não deixar dúvidas

Algum assunto da pauta pode ter deixado dúvidas para os participantes, por mais claro que você tenha sido. Então, o ideal é sempre concluir com um resumo de tudo que foi conversado na reunião.

Exemplo: “Então pessoal, hoje conversamos sobre o planejamento, falamos sobre o budget disponível, quais medidas vamos tomar para enviar os leads do marketing para as vendas, como vamos fazer para ter sucesso na campanha e vocês também contribuíram com dicas para que a execução seja perfeita! ”.

Você fez um resumo simples, direto, e passou todos os tópicos que foram abordados na reunião. Perfeito! Agora, se ficou alguma dúvida, provavelmente os participantes vão questionar nesse momento — é sempre bom você deixar claro que, se ficou alguma dúvida, o espaço está aberto para questionamentos.

7. Faça uma ata da reunião e envie para os participantes

Chegou a hora de elaborar e disponibilizar a ata. É importante que todos os participantes tenham acesso aos assuntos que foram conversados na reunião. É uma espécie de feedback sobre o que ficou definido sobre os tópicos tratados na reunião.

Portanto, crie uma ata da reunião, com os principais pontos que foram tratados e quais as medidas serão aplicadas para cada tópico conversado.

Gostou deste conteúdo? Deixe seu feedback abaixo. Vamos adorar conversar sobre este assunto!

A CR BASSO Educação atua há 25 anos no segmento de treinamentos e consultoria. Oferecemos um extenso portfolio de produtos (são mais de 100 cursos) apresentados na modalidade in company e destes, 28 são apresentados na versão de programa aberto.
Desde a pandemia que nos obrigou ao distanciamento social, somos pioneiros na apresentação de cursos no formato ONLINE AO VIVO com um grande diferencial. Nossos cursos são apresentados ao vivo diretamente de Estúdios Profissionais de TV, o que proporciona uma experiência incrível de aprendizagem

A CR BASSO Educação está há 14 anos eleita entre os 100 Melhores Fornecedores para RH de acordo com pesquisa nacional promovida pela Revista Gestão e RH. Em quatro dos últimos seis anos a CR BASSO Educação foi eleita a Melhor Empresa no Segmento de Consultoria e Treinamento do país, o que muito nos orgulha.

Conheça nossos produtos e todo nosso campo de atuação.
Estamos ansiosos por seu contato.

Se você gostou do artigo, compartilhe com seus amigos(as).
Nosso obrigado. Equipe CR BASSO

COMPARTILHAR POST

Quer saber mais sobre algum tema?

Digite um tema da sua preferência e nossa inteligência vai achar um blogpost associado:

Assine nossa Newsletter para receber conteúdos do mundo coporativo.

Siga a CR BASSO - Redes sociais

Nossas Redes

Acompanhe a CR BASSO nas
redes sociais: