Uso Inteligente do E-mail: Você sabe o que é isso?

Por que, muitas vezes, uma coisa que deveria facilitar a vida nos faz perder mais tempo e gera frustração e estresse?

Deixe-me ser mais específica: por que caem em nossa caixa de mensagens tantos e-mails confusos, desconexos, mal escritos ou que não precisaríamos receber? Por que escrevemos um e-mail para confirmar ou “oficializar“ um simples pedido que fizemos ao colega da mesa ao lado?

A comunicação eletrônica veio para ficar. Nasceu para ser uma ferramenta eficaz nos negócios e nas relações entre pessoas e empresas.

O problema surge quando é usada de forma impensada, automática, tarefeira. O e-mail não existe para substituir um telefonema, uma conversa. Também não há sentido em, logo depois de enviar um e-mail, ligar para explicar exatamente o que se quer, de que precisa, pois a mensagem ¨talvez não tenha ficado muito clara¨.

Algumas pessoas gastam horas e horas de seu dia travando uma verdadeira batalha com sua caixa de entrada. Há casos em que há uma lista de e-mails não lidos ou pendentes. Nas piores situações, o e-mail torna-se um vício e a pessoa monitora a chegada de novos arquivos todo o tempo, minuto a minuto – não se desliga, não cria, não usa outras formas de comunicação.

O uso inteligente do e-mail precisa fazer parte do nosso dia a dia. Precisamos entender que a ferramenta existe para facilitar, abrir caminhos, encurtar distâncias, facilitar processos, tirar do caminho coisas pequenas para que possamos investir nosso tempo com a comunicação realmente importante para nós e para o negócio.

Mas na prática, como isso acontece? Deixo aqui algumas dicas. Nos cursos que ministro, costumo passar essas e outras mais. Para mim, o importante é que, quando eu mesma as aplico, consigo resultados melhores em meus próprios textos.

O que quero dizer é que elas funcionam e tornam meu trabalho como redatora mais fácil. Aqui estão algumas delas:

• Planeje seu texto. Não caia na armadilha de começar a redigir sem antes saber exatamente o que quer comunicar e para quem. Muitas pessoas me perguntam: não é melhor já começar a escrever? As ideias não podem vir enquanto digito o texto? Minha resposta é sim. Elas podem vir, mas provavelmente virão de forma desorganizada, sem ordem e sem relação com o que realmente é importante para o leitor. Por isso, gaste uma parte do seu tempo pensando em quem vai receber a mensagem. Tente antecipar quais podem ser as suas dúvidas, quais serão os pontos mais importantes para ela? O que pode confundi-la ou envolvê-la?
• Tenha um propósito claro, saiba exatamente o que você quer ou espera do seu leitor. Com isso, seu texto terá uma leitura mais clara e objetiva. O leitor não terá que ligar e perguntar: o que você realmente quer de mim?
• Tenha claro na cabeça o porquê de enviar a mensagem para uma pessoa. Evite uma possível resposta como: tudo bem, mas o que eu tenho a ver com isso? Além disso, o fluxo de informação em sua empresa será muito mais racional, efetivo.
• Comece pela informação mais importante para o leitor. Dê exemplos, explicações, argumentos depois. Deixe de lado aqueles inícios clássicos como: Considerando a reunião do dia dez, tendo em vista as necessidades do cliente… Vá direto ao ponto. Se estiver escrevendo para pedir, peça logo no começo, precisa esclarecer um ponto, faça-o sem se perder em ideias.
• Revise seu texto antes de enviá-lo. Parece óbvio, mas não é. Erros gramaticais, uma palavra faltando, uma frase sem sentido, tudo isso pode ser evitado com uma leitura criteriosa. Não deixe a falta de tempo justificar o envio de qualquer mensagem sem que você tenha feito uma última leitura. É sua imagem que está em jogo.

A CR BASSO Educação atua há 25 anos no segmento de treinamentos e consultoria. Oferecemos um extenso portfolio de produtos (são mais de 100 cursos) apresentados na modalidade in company e destes, 28 são apresentados na versão de programa aberto.
Desde a pandemia que nos obrigou ao distanciamento social, somos pioneiros na apresentação de cursos no formato ONLINE AO VIVO com um grande diferencial. Nossos cursos são apresentados ao vivo diretamente de Estúdios Profissionais de TV, o que proporciona uma experiência incrível de aprendizagem

A CR BASSO Educação está há 14 anos eleita entre os 100 Melhores Fornecedores para RH de acordo com pesquisa nacional promovida pela Revista Gestão e RH. Em quatro dos últimos seis anos a CR BASSO Educação foi eleita a Melhor Empresa no Segmento de Consultoria e Treinamento do país, o que muito nos orgulha.

Conheça nossos produtos e todo nosso campo de atuação.
Estamos ansiosos por seu contato.

Se você gostou do artigo, compartilhe com seus amigos(as).
Nosso obrigado. Equipe CR BASSO.