Para ter um processo de comunicação interna sólido na sua empresa, serão necessárias algumas iniciativas. Veja o que fazer para ter funcionários bem informados.
Já pensou você dentro de um trem de passageiros de alta velocidade sem saber para onde está indo? Esta é a sensação dos funcionários quando a empresa não tem um processo estruturado de comunicação interna. Veja algumas dicas para melhorar o fluxo de informações na sua empresa.
Muitas vezes, as empresas só se preocupam com os investimentos em marketing e propaganda. Claro que estes são fundamentais para atrair o público externo para seus produtos ou serviços, gerando uma relação de confiança com clientes novos e antigos.
Mas é preciso planejar, também, ações de comunicação interna. Somente assim os funcionários ficam sabendo qual a visão e missão da empresa, seus valores, crenças, resultados e rumos.
Afinal, usando nosso exemplo inicial, quando se sabe como e para onde o trem está indo, a viagem pode ser ainda melhor, não é mesmo? Confira o que será abordado nesse post:
Funcionário bem informado é mais engajado, comprometido e produtivo. Eles são os principais porta-vozes do seu negócio. Quando a comunicação acontece dentro da empresa de forma transparente e ágil, eles sentem que compartilham do mesmo propósito e percebem que são valorizados.
Importante salientar que a comunicação deve fluir nos bons momentos e, também, quando alguma situação não vai tão bem ou se passa por uma crise. Por isso, divulgue sempre metas, resultados e novos projetos. Este é um diferencial que fortalece a empatia, o entendimento e a aceitação, além de evitar boatos e confusões.
Mas como fazer o repasse constante de informações? De quem é essa atribuição? Quais os melhores canais? Para esclarecer estas e outras dúvidas que podem estar na sua cabeça, acompanhe as nossas dicas.
1. Certamente, apenas uma ferramenta não será suficiente para dar conta do recado. Todo o processo de comunicação interna é realizado a partir de um planejamento com diversos canais que se complementam.
2. Para saber quais assuntos, além dos que já citamos, são importantes de ser divulgados, realize pesquisas internas periódicas. Você pode aproveitar a Pesquisa de Clima para incluir perguntas do tipo: Você se sente bem informado? Quais assuntos gostaria de saber mais? A partir das respostas dos funcionários, você tem uma pauta aderente às reais necessidades do seu público interno.
3. E-mails com o mesmo conteúdo para todos, newsletters, exibição de vídeos, jornal mural – de preferência com atualização semanal -, jornal interno impresso, intranet e TVs corporativas são canais que têm bastante eficiência entre os funcionários. Não é necessário ter todos eles, a depender do tamanho da empresa e de sua estrutura hierárquica. E não se esqueça: no caso de veículos, estes precisam de uma periodicidade definida e que deve ser cumprida. Se você deixar para enviar estas comunicações quando tiver assuntos relevantes ou quando sobrar um tempinho, elas nunca saem. Não deixe os seus funcionários esperando. Estabeleça uma rotina de envio e eles certamente criarão o hábito da leitura.
4. Redija os conteúdos das mensagens de forma clara e sem “enrolação”. Vá direto ao ponto. Evite textos muito longos e atenção às regras gramaticais. Dê preferência para uma linguagem amigável, ou seja, em tom de conversa mesmo. Fuja da linguagem técnica e das expressões em inglês. E ao final, sempre dê um caminho para que o leitor (o funcionário) possa esclarecer suas eventuais dúvidas. Exemplo: “Se quiser mais detalhes sobre este projeto, converse com seu chefe”. Ou “voltaremos a este assunto na próxima semana”.
5. Crie reuniões específicas para a comunicação interna. Isso garante alinhamento do discurso e promove a integração entre as pessoas de diversas áreas. Se não houver um lugar onde caiba todos, programe eventos menores, mas se possível simultâneos e com uma mesma pauta de assuntos para todos.
6. A comunicação interna é uma via de mão dupla. Ou seja, os gestores da empresa são os porta-vozes. Mas além de falar, é preciso que eles estejam preparados também para ouvir. É importante abrir espaço para que os funcionários façam suas perguntas, expliquem seus posicionamentos diante dos fatos e expressem suas ideias. Líderes devem sempre se mostrar abertos às conversas olho no olho. Devem estar próximos a seus times, não apenas cobrando, mas incentivando a equipe rumo aos objetivos da empresa.
7. Além da disposição para o diálogo, importante criar algo na linha “Caixa de Sugestões”. Pode ser física ou virtual. Por exemplo, um endereço de e-mail específico para este fim. É uma forma de entender melhor o que os funcionários estão pensando, quais seus dilemas e dúvidas. Neste caso, as respostas devem vir num período de tempo estabelecido. De forma particular para quem fez a pergunta no caso de assuntos que devem ser tratados individualmente. E de forma coletiva quando o tema interessa a todos.
8. Faça campanhas motivacionais. Simples e objetivas. Por exemplo, quando um novo produto for lançado, peça aos funcionários para criar frases alusivas ao lançamento. Escolha as melhores e premie os vencedores. O prêmio não precisa ser de valor alto. Um jantar com acompanhante ou entradas de cinema podem agradar sem pesar no orçamento.
Gostou das dicas? Perceba que não é tão simples manter uma comunicação interna padronizada e eficiente. Dá muito trabalho!
Portanto, delegue esta responsabilidade para pessoas competentes e de preferência, a profissionais formados na área. Contrate funcionários jornalistas e/ou publicitários e relações públicas. Se preferir, tenha uma boa agência de comunicação como sua parceira.
A comunicação interna é estratégica nas empresas de todos os portes. Para saber mais sobre este e outros assuntos correlatos, assine nossa newsletter agora mesmo!
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